Restaurants : comment bien gérer vos relations avec vos fournisseurs ?
Après avoir choisi vos fournisseurs de produits alimentaires ou matières premières, il est très important de garder de bons rapports avec eux. sunday vous donne quelques conseils pour y arriver sans souci.
Comment construire de bonnes relations restaurants-fournisseurs ?
Lorsqu’on est restaurateur, on sait qu’il y a un genre de relation qui compte pour beaucoup : celle avec ses fournisseurs de produits alimentaires. Et pour cause : on ne sert pas uniquement des produits que l’on cultivons soi-même.
La majorité des restaurateurs ne sont pas autosuffisants. Même si leurs chefs sont les plus compétents du milieu… ils ne peuvent pas faire grand-chose si les matières premières ne sont pas à la hauteur de leurs ambitions. D’où l’importance des fournisseurs.
Que vous lanciez tout juste votre établissement ou que vous gériez votre propre restaurant depuis des années, il est important de soigner vos relations avec vos fournisseurs à chaque étape de la collaboration.
Depuis le choix du bon partenaire jusqu’aux conditions de livraisons en passant par les négociations, les restaurateurs peuvent faire beaucoup pour soigner la relation. On aurait tort de considérer que seuls ces derniers en portent la responsabilité.
Vous avez tout autant besoin de vos fournisseurs qu’ils ont besoin de vous : c’est donnant-donnant pour une relation gagnant-gagnant.
Quel est le bon fournisseur pour votre restaurant ?
La première étape dans un partenariat restaurateur-fournisseur, c’est celle de la rencontre. En choisissant un fournisseur qui vous convient, vous vous assurez d’entamer la collaboration sur de bonnes bases.
Évidemment, nous les restaurateurs, nous voulons tous la même chose : optimiser le rapport qualité/prix. C’est-à-dire avoir les meilleurs produits possibles pour le moins cher possible.
Nous écumons les annuaires, les salons et les événements dans l’espoir de trouver la perle rare, ou bien nous demandons à nos collègues leurs recommandations. Seulement, voilà : le fournisseur idéal pour un restaurateur ne l’est pas forcément pour un autre.
Fournisseur local ou national ?
Tout restaurateur se pose à un moment donné la question de s’approvisionner ou non chez un fournisseur local. Et pour cause, à l’heure où de plus en plus de Français sont préoccupés par les questions environnementales, mettre en avant des produits locaux peut être un argument marketing redoutable.
Vous aimeriez aussi bénéficier de produits frais et de temps de livraison moins longs. Cela veut-il dire qu’il faut forcément se tourner vers des producteurs de proximité pour tous les produits qu’il vous faut ? Pas si vite. Cela dépend de vos besoins.
Un fournisseur national aura pour lui l’avantage de la logistique : une grosse structure sera à l’abri de ruptures de stocks ou des petits pépins d’acheminement. Un fournisseur national disposera aussi d’une force de frappe plus grande et pourra négocier pour vous de meilleurs prix.
Choisir un petit producteur et s’attendre à ce qu’il vous garantisse un service semblable à celui des producteurs nationaux, c’est s’embarquer dans un partenariat orageux.
Fournisseur généraliste ou spécialiste ?
De la même manière, on peut avoir tendance à préconiser un fournisseur spécialisé pour chaque type de produits. Agriculteur, boucher, fromager, boulanger… Mais gérer de multiples fournisseurs peut vite s’avérer chronophage.
À l’heure où de plus en plus de fournisseurs généralistes proposent de vous livrer tous les produits dont vous avez besoin en une seule fois, posez-vous la question de savoir quels produits phares vous voulez absolument acheter chez des spécialistes et quels produits vous pouvez vous procurer chez les généralistes.
Et le bon feeling…
Que vous ayez opté pour de gros fournisseurs nationaux multi-températures ou pour des petits producteurs locaux, ne négligez pas le “feeling”, cette intuition indéfinissable qui fait en sorte que vous vous sentiez prêt à collaborer avec quelqu’un. La personne avec qui vous auriez à faire affaire (le commercial dédié à votre compte ou le producteur lui-même) doit vous inspirer confiance.
Pour faire les meilleurs plats, il faut les meilleurs ingrédients.
Soyez clairs sur vos attentes
Choisir le bon fournisseur n’est que la première brique d’un partenariat restaurateur-fournisseur qui marche.
Les deux parties doivent être claires sur leurs attentes et leur façon de travailler. Vous espérez sans doute que votre fournisseur fasse preuve de transparence : il est important que vous puissiez en faire de même.
Établissez un budget
Difficile d’établir un budget pour ses matières premières quand on n’a pas une visibilité parfaite sur son chiffre d’affaires. C’est pourtant un exercice nécessaire. Vous vous êtes renseigné sur les tarifs pratiqués dans votre zone de chalandise ainsi que sur la fréquentation ?
Utilisez ces projections pour établir un budget provisionnel. On estime généralement que les matières premières d’un plat doivent coûter environ 30% de son prix.
Énoncez vos besoins en termes de stock
À moins de gérer le même établissement depuis des années, il peut être compliqué de savoir à l’avance ce dont vous aurez besoin exactement, surtout si vos menus changent régulièrement.
Il est cependant important d’avoir une bonne gestion des approvisionnements afin d’éviter le gaspillage et les ruptures de stock, tout en tissant une relation apaisée avec vos fournisseurs.
Certains logiciels de caisse vous permettent de garder un œil sur vos stocks et de prévenir les ruptures éventuelles afin de mieux les communiquer à vos fournisseurs.
Faites participer la cuisine
Le personnel de cuisine est le premier concerné par vos approvisionnements. La cuisine doit donc être partie prenante dans le processus. N’hésitez pas à faire participer votre chef à la négociation avec votre fournisseur.
Chacune des parties doit avoir une visibilité optimale sur les besoins, conditions et contraintes de l’autre.
Cadrez l’approvisionnement
Lorsque les modalités de la collaboration sont énoncées dès le début, on évite les tensions et les mauvaises surprises. Chaque fournisseur impose à ses clients un processus de commande et de livraison plus ou moins flexible.
Il est important de bien le connaître afin de le respecter, d’éviter les déconvenues… et éventuellement de négocier une marge de manœuvre lorsque vous en avez besoin.
La manière de passer commande
Que vous passiez commande par téléphone, sur internet ou que votre commercial attitré passe dans vos locaux, il y a en général des règles à respecter pour que les commandes se passent bien. Renseignez-vous notamment sur le top horaire de votre fournisseur, c’est-à-dire l’heure limite avant laquelle commander afin de pouvoir être livré lors de la prochaine tournée.
Bien respecter ces règles peut vous permettre de mieux négocier lorsque vous aurez besoin de les enfreindre pour une urgence… Le fournisseur aura tendance à mieux vous accommoder si vous suivez ses consignes la plupart du temps, c’est une question de réciprocité !
Quand serez-vous livré ?
En général, le jour de livraison dépend de facteurs logistiques internes au fournisseur. Chaque fournisseur organise ses tournées afin d’optimiser ses ressources et peut vous proposer un ou plusieurs créneaux par semaine.
Il est important de savoir qui vous livre quoi et quand afin d’éviter d’être pris de court ou de devoir réceptionner toutes les commandes un même jour.
Une pizza préparée avec des ingrédients frais.
Respectez vos engagements
Ce point peut paraître évident, mais il est d’une importance capitale : pour entretenir une relation positive avec vos fournisseurs, il faut respecter vos engagements. Cela veut dire payer vos factures à temps. La plupart du temps, lorsqu’un restaurateur ne paie pas ses factures au bon moment, ce n’est pas par mauvaise volonté, c’est simplement par manque d’organisation.
Lorsque l’on a plusieurs fournisseurs, gérer les paiements peut vite devenir une tâche pénible et chronophage… qu’on a tendance à remettre au lendemain. Notre conseil : soyez rigoureux dans la gestion de vos factures et automatisez au maximum vos processus de paiement.
Pour vous aider, les solutions SaaS comme Libeo, spécialisées dans la dématérialisation et le paiement des factures fournisseurs, sont toutes indiquées. Conçues pour être livrées “clefs en main”, ces outils vous permettent de collecter, centraliser et payer vos factures fournisseurs en quelques clics.
Cette rigueur, cependant, ne doit pas se faire aux dépens de votre trésorerie : les fournisseurs vous accordent généralement une certaine durée de crédit et n’exigent pas d’être payés sur le champ, ce qui peut vous laisser le temps d’utiliser leurs produits et d’avoir des rentrées d’argent.
La durée de crédit peut généralement faire l’objet de négociation, et ça tombe bien : avoir une relation positive avec ses fournisseurs peut faciliter grandement l’étape de la négociation !
Négociez !
La négociation est un art subtil. À tort, on a tendance à penser qu’il rime avec confrontation. C’est tout le contraire : c’est en cultivant des relations cordiales et de confiance qu’on arrive à bien négocier.
Une négociation est réussie lorsque les deux parties se mettent d’accord sur leur intérêt commun et que chacun trouve son compte dans le résultat de la négociation. Idéalement, aucune des parties n’aura l’impression d’avoir été lésée.
Si votre fournisseur sait que vous êtes bon payeur et que vous avez tendance à respecter le cadre de votre accord, il vous accordera plus facilement les faveurs que vous lui demanderez lorsque vous en aurez besoin. Il pourra alors faire des concessions pour garder un partenaire fiable.
Ne mettez pas tous vos oeufs dans un même panier
Il est important d’avoir une relation de confiance avec son ou ses fournisseurs principaux, bien sûr. Mais cela n’empêche pas de garder des contacts avec un réseau de fournisseurs plus élargi qui pourront vous dépanner si votre fournisseur principal est dans l’impossibilité de vous livrer ce dont vous avez besoin.
Cela vous permettra aussi de garder un œil sur les prix et les conditions qui sont pratiqués ailleurs afin de vous donner des billes de négociation avec votre fournisseur.
Passez au digital
Aujourd’hui, des solutions numériques peuvent vous faciliter la vie et les relations avec vos fournisseurs.
Marre de jongler vous-même entre les fournisseurs ? Des solutions comme Collectiv Food existent. Grâce à son large réseau de producteurs, elle vous fournit directement les produits qu’il vous faut.
D’autres, comme Libeo que nous évoquions plus haut, permettent d’automatiser et de centraliser le paiement de toutes vos factures.
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