Comment choisir le bon logiciel de caisse pour son restaurant ?
Les 6 questions auxquelles les restaurateurs doivent répondre avant de choisir leur système POS ou logiciel de caisse et 3 informations importantes sur les caisses enregistreuses.
Quels critères prendre en compte pour choisir son logiciel de caisse ?
Votre caisse est le coeur battant de votre restaurant. Elle vous sert à effectuer vos transactions, bien sûr, mais elle permet aussi de tenir l’historique de vos recettes pour une comptabilité facilitée… donc de rester en règle, sans maux de tête.
Mais ce n’est pas tout : les nouvelles technologies ont révolutionné le monde des bonnes vieilles caisses enregistreuses. Aujourd’hui, les caisses 2.0 vont bien au-delà de leurs fonctions historiques.
Votre logiciel de caisse (ou “Point Of Sale system”) peut avoir un impact notable sur la rentabilité de votre établissement. Comment ? D’abord en permettant à vos équipes d’être plus efficaces dans la gestion des tables, des commandes et des encaissements.
Mais les nouvelles caisses peuvent aussi améliorer drastiquement l’expérience de vos clients, qui seront plus satisfaits et qui reviendront vous voir ! Avec de telles promesses, vous aurez sans doute envie de choisir le logiciel de caisse qui corresponde le mieux à votre restaurant.
Mais comment se repérer parmi tous les éditeurs de logiciels qui proposent des POS aux restaurateurs ? Qu’est-ce qu’il faut garder en tête à propos des POS ? sunday vous livre certaines informations clé et vous encourage à vous poser les bonnes questions avant de passer… à la caisse.
L'utilisation d'un logiciel de caisse au restaurant.
Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ?
Commençons par le commencement : il est indispensable de comprendre ce que vous achetez afin de faire un choix éclairé.
Seulement, les termes techniques et les sigles parfois obscurs fleurissent sur les sites des fournisseurs : POS, TPV, Système point de vente, logiciel de caisse… Difficile de faire la part des choses. C’est pourtant plus simple qu’il n’y paraît.
Un système POS ou système de point de vente est le système informatique chargé d’effectuer et d’enregistrer toutes vos transactions.
Il est constitué de matériel informatique ou hardware (un ordinateur, un lecteur de carte de crédit, une imprimante de tickets, un tiroir caisse…) et d’un logiciel de caisse.
Le logiciel de caisse est donc le “cerveau” de votre système POS : c’est le software qui fait fonctionner le reste de la machine. Vous pouvez acquérir le logiciel indépendamment du matériel (vous vous servirez alors de votre propre équipement informatique, un PC ou des tablettes par exemple), ou bien acheter un logiciel déjà installé sur son terminal.
D’autres choses à savoir avant de comparer les fournisseurs de logiciel de caisse ? Oui !
La tablette est connectée au POS du restaurant.
Ce que tout restaurateur devrait savoir avant de choisir
Restaurateurs, commerçants… à chacun sa caisse !
Vous tapez “logiciel de caisse” sur Google et là, bonne surprise : une infinité de choix s’offrent à vous (certains sont même gratuits !).
Alors, faut-il télécharger le premier logiciel venu ? Pas si vite ! Nous vous conseillons vraiment de vous porter sur un logiciel de caisse spécialisé dans la restauration.
Votre restaurant n’a pas le même mode de fonctionnement qu’un fleuriste, qu’une librairie ou qu’un magasin de chaussures : vos clients ne se servent pas dans vos rayons pour venir faire la queue devant la caisse.
Vous n’avez pas non plus besoin de scanner les codes-barres de vos produits… Mais vous avez besoin de prendre des commandes et de pouvoir partager l’addition entre plusieurs clients.
Un logiciel de caisse pour restaurant saura s’adapter aux spécificités de votre établissement et vous offrira en prime des fonctionnalités qui vous faciliteront la vie (la gestion du plan de table par exemple).
Logiciel en ligne ou sur terminal, faut-il choisir ?
Les logiciels de caisse de première génération étaient tous installés sur terminaux. On achetait la machine et le “cerveau” était inclus, prêt à fonctionner.
Cela avait certains avantages en termes de sécurité et rendait les restaurateurs indépendants d’internet : toutes les données étaient stockées sur place (panne de wifi ? aucun problème !).
Avec l’avènement du “cloud” , les choses changent quelque peu. De nouveaux logiciels sont disponibles directement sur internet : ils fonctionnent sans avoir besoin d’être installés en local. Un peu comme Netflix peut fonctionner sur votre ordinateur sans que vous ayez besoin de l’y installer.
De nombreux restaurateurs ont opté pour ces logiciels de caisse de type “cloud”. Ils ont l’avantage de permettre plus de mobilité et un accès aux données de votre POS même lorsque vous n’êtes pas physiquement au restaurant. Leur désavantage ? Ils ne fonctionnent que si vous avez accès à internet !
Des solutions hybrides existent pour pallier ce problème. Il est cependant important de comprendre la différence entre logiciels cloud ou non pour mieux naviguer les offres de POS.
Connaître ses obligations légales
Le monde des caisses enregistreuses ne tourne pas uniquement autour des fonctionnalités innovantes qui peuvent vous rendre plus rapide ou efficace. Il existe aussi des obligations légales à respecter.
Depuis 2018, le gouvernement encadre strictement les logiciels de caisse enregistreuse pour empêcher la fraude.
Il convient donc, au moment de faire l’acquisition d’un POS, de ne prendre en compte que les fournisseurs certifiés NF525 ou LNE (par des organismes tiers, ici l’AFNOR et le LNE) ou autocertifiés. Pour plus d’information, voilà ce qu’en dit le ministère de l’économie.
Gérer son restaurant avec un tablette connectée au POS.
Les bonnes questions à se poser avant de trancher
Maintenant que vous avez en tête les trois principaux points à connaître avant de faire l’acquisition d’une caisse enregistreuse, vous pouvez vous poser ces 6 questions importantes qui détermineront votre décision finale et vous aideront à présélectionner les éditeurs de logiciel qui vous correspondent le plus.
1 – Quel est mon besoin en mobilité ?
Nous l’avons dit, c’est la grande innovation introduite par le cloud : aujourd’hui, certains POS sont extrêmement mobiles ! C’est-à-dire que vos serveurs, s’ils sont bien équipés, n’auront plus à se déplacer de la salle jusqu’à la cuisine ou jusqu’au bar : ils peuvent envoyer la commande au personnel cuisine en quelques clics seulement.
Cette mobilité signifie que vous pourrez également accéder aux données de votre caisse depuis n’importe quel ordinateur, même si vous n’êtes pas sur place.
Ce critère peut vous paraître plus ou moins important selon le type d’établissement que vous gérez : est-ce une chaîne avec plusieurs franchises ? Une adresse plutôt confidentielle avec une dizaine de tables à servir chaque soir ? Ou une salle assez grande, sur plusieurs étages par exemple ?
2 – Quel matériel je souhaite utiliser ?
Tous les logiciels de restaurant ne s’adaptent pas à tous les équipements informatiques. Certains fonctionnent uniquement sur leur terminal spécialisé. Il faut donc faire l’acquisition du terminal en question et apprendre à l’utiliser.
D’autres, surtout s’ils sont basés sur le cloud, peuvent se déployer sur tous types d’équipement. Si vos serveurs sont déjà adeptes de certaines tablettes, les iPads par exemple, assurez-vous que le logiciel que vous avez choisi est bien compatible. De même s’ils sont plutôt team Android !
3 – Le logiciel est-il suffisamment simple d’utilisation ?
Dans le monde du digital, il existe une discipline entièrement consacrée à rendre l’utilisation des logiciels ou des plateformes simple et intuitive. On parle d’UX (pour l’anglais “User Experience”, ou expérience utilisateur).
Le critère de l’UX est capital car il permet à ceux qui utiliseront le logiciel au quotidien de se sentir suffisamment à l’aise pour le manipuler et profiter de toutes ses fonctionnalités.
Selon les compétences informatiques de votre personnel, et selon le nombre de personnes qui seront amenées à utiliser le logiciel au quotidien, vous aurez peut-être besoin de vous porter sur un logiciel simple qui ne nécessite pas de longue formation.
Cela dépend aussi de votre turnover : si vous embauchez régulièrement des travailleurs temporaires (pour les saisons hautes par exemple), il est capital que ceux-ci puissent s’habituer au logiciel en une journée.
4 – Quelles fonctionnalités me sont indispensables ?
Nous avons détaillé ici toutes les fonctionnalités que peut vous offrir votre système POS. Certaines sont particulièrement utiles : la gestion des réservations par exemple. Elles peuvent rendre certains restaurants beaucoup plus efficaces.
C’est le cas de ceux qui brassent un grand volume de clients tous les soirs. En revanche, elles peuvent sembler superflues pour les petits bistrots qui ne prennent pas de réservation. De même, un propriétaire de food truck n’aura pas besoin de gérer de plan de table…
Connaître les fonctionnalités dont vous aurez absolument besoin peut vous permettre de choisir un POS qui les offre, mais aussi d’éviter de débourser du budget pour des options inutiles.
5 – Quelle est la structure de prix de mon fournisseur potentiel ?
Maintenant que vous avez fait le tri parmi les fonctionnalités essentielles ou superflues, vous pouvez vous intéresser à la question du prix. Sachez qu’il existe, en ce domaine, une grande diversité entre les différents éditeurs de logiciels, du gratuit au premium.
Il est important, cependant, de comparer le comparable : certains éditeurs vous proposent d’acquérir le logiciel en une fois, avec un paiement unique. D’autres vous demandent de vous engager à payer une mensualité pendant une certaine durée (un peu comme un opérateur mobile).
Cette mensualité peut inclure, ou pas, toutes les fonctionnalités dont vous aurez besoin. Avant de comparer les prix, penchez-vous sur la structure de paiement !
6 – Serais-je en mesure d’accepter les nouvelles méthodes de paiement ?
Le monde de la restauration connaît une autre révolution : celle du paiement. Au-delà des espèces, des cartes de crédit, et des tickets resto, de nouvelles méthodes de paiement rapides rendent les restaurateurs plus efficaces et les clients plus satisfaits.
On pense notamment au paiement par téléphone (Apple Pay par exemple) ou par QR code (chez sunday, on y connait un rayon…). Les meilleurs systèmes POS sont prêts à intégrer ces méthodes innovantes pour vous permettre d’aller plus vite sans prise de tête.
N’oubliez donc pas de poser la question des intégrations à votre éditeur de logiciel. De notre côté, nous sommes déjà intégrés aux meilleurs POS du marché ! (Cashpad, Zelty, iKentoo et bien d’autres…).
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