Logiciel de caisse (POS) : le guide pour tout comprendre
Qu’est-ce qu’un système POS ? Quelles fonctionnalités chercher dans votre logiciel de caisse ? Comment ces solutions peuvent-elles rendre votre restaurant plus efficace ?
Le guide ultime pour tout comprendre aux systèmes POS de restaurant
En 2021, le digital a beaucoup à offrir aux restaurateurs.
Que vous soyez enthousiasmé par les nouvelles technologies ou un peu plus sceptique, vous savez quand même qu’il vous faut maîtriser certains outils numériques pour booster la performance de votre restaurant.
Il y a quelques années seulement, certains de ces outils pouvaient sembler accessoires, voire superflus.
Depuis, la crise sanitaire est passée par là et a mis un coup d’accélérateur à la digitalisation : des plateformes de livraison comme Deliveroo ou Uber Eats font maintenant partie du quotidien de nombreux restaurateurs.
La réouverture a apporté, elle aussi, son lot de solutions digitales, du QR code au paiement en ligne. Pas question de se laisser dépasser par les innovations. Souvent, l’amélioration des performances de votre établissement en dépendent. Mais par où commencer ?
Par votre système de caisse, évidemment, c’est le cœur de votre restaurant !
Seulement voilà, on se perd facilement entre les différentes offres disponibles et tous les acronymes (POS, TPV…) De quoi en rester à sa bonne vieille caisse enregistreuse ?
sunday vous aide à faire le point.
Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse (POS) ?
Pas de quoi se laisser intimider par le jargon : POS est un acronyme anglais pour “Point of Sale” ou “Point de Vente” en Français. De manière générale, il désigne le lieu où s’effectue un acte d’achat (votre restaurant, par exemple, est un point de vente).
Mais il est d’usage d’utiliser l’acronyme POS pour parler du système POS, soit le système chargé d’effectuer et d’enregistrer toutes vos transactions. On parle aussi de TPV, ou “Terminal Point de Vente”.
C’est un système informatisé, qui a besoin, pour fonctionner, d’équipement informatique et d’un logiciel. Ces deux composantes peuvent varier grandement selon le type de POS choisi. Il est important de bien comprendre ce qu’elles incluent.
Une tablette connectée à un POS.
Le logiciel de caisse
C’est le programme informatique que vous utiliserez pour gérer vos transactions. Il en existe de nombreuses versions pour tous les commerces, certaines gratuites, d’autres, premium.
Nous vous conseillons vivement de choisir un logiciel de caisse spécifiquement pensé pour la restauration : vous aurez besoin de fonctionnalités différentes que celles qui seront utiles pour un boulanger, un fleuriste, ou une grande surface.
L’équipement central de votre système POS est celui qui vous permet d’accéder et de faire fonctionner votre logiciel de caisse : on l’appelle terminal POS. Il peut s’agir d’une caisse informatisée, d’un ordinateur, de mobiles, ou d’une tablette.
De nombreuses pièces peuvent venir complémenter le terminal principal : imprimantes de tickets, tiroirs de caisse informatisés, bornes pour la cuisine, terminaux de paiement (lecteurs de carte bancaire).
Le but d’un système POS ? Connecter tous ces éléments entre eux afin qu’ils fonctionnent de façon synchronisée et efficace pour vous faire gagner du temps et rendre votre restaurant plus performant.
À ce stade, vous vous demandez peut-être : que peut offrir un système POS connecté de plus qu’une caisse enregistreuse alphanumérique classique ?
De la caisse alphanumérique aux logiciels de caisse nouvelle génération
L’ancêtre du système POS connecté, ce sont ces caisses enregistreuses alphanumériques imposantes, équipées de grosses touches et d’un tiroir que l’on peut ouvrir à l’aide d’une clé. Elles peuvent également imprimer des tickets.
Les systèmes de point de vente modernes sont aux caisses enregistreuses ce que les smartphones dernier cri sont aux téléphones fixes.
L’objectif principal d’un smartphone est de passer des appels. Mais au fil des années, les téléphones se sont affranchis des lignes fixes pour devenir plus mobiles et gagner de nouvelles fonctionnalités : on peut les utiliser pour prendre des photos ou surfer sur le web.
De la même manière, un système POS basé sur le cloud ou connecté à internet a toujours pour but de faciliter l’étape de l’encaissement, mais il offrira également aux restaurateurs de nombreuses fonctionnalités qui pourront faciliter grandement la gestion de son établissement.
Une fois qu’on en a bénéficié, difficile de s’en passer… Un peu comme un téléphone sans connexion internet peut vous paraître aujourd’hui désuet et limité.
C’est donc un critère important à prendre en compte avant de choisir son fournisseur de logiciels : ne prenez en compte que les fournisseurs certifiés NF525 ou LNE (par des organismes tiers, ici l’AFNOR et le LNE) ou auto-certifiés.
Quelles fonctionnalités pour un système POS moderne ?
Les systèmes POS électroniques équipés de logiciels de caisses sont une aide précieuse dans la gestion de votre restaurant.
Au-delà de l’étape de l’encaissement, un POS bien choisi est aussi un allié incontournable, de la prise de réservation au suivi de performances.
Quand votre salle est pleine et vos serveurs débordés, vous êtes heureux de pouvoir compter sur lui. Voici donc un rapide tour d’horizon des fonctionnalités que peuvent vous offrir les meilleurs POS.
L’encaissement facilité
C’est sa raison d’être principale : un système POS vous assiste lors de l’étape de l’encaissement. C’est particulièrement vrai pour ceux, connectés, qui s’intègrent à votre lecteur de carte bancaire et à votre imprimante de ticket.
Un suivi des paiements en temps réel
Une caisse enregistreuse, a, comme son nom l’indique, le rôle d’enregistrer vos paiements afin de les historiciser. Un système POS connecté vous permet d’aller plus loin et de surveiller les performances de votre restaurant en temps réel. Cette fonctionnalité peut être particulièrement utile si vous gérez plusieurs branches de restaurant.
Un serveur emmène une commande à ses clients.
Une meilleure gestion du plan de salle
Est-ce que la table 42 a bien commandé le poulet basquaise ? Y a-t-il encore de la place en terrasse ? Qui s’occupe de la 14 ? Les meilleurs systèmes POS vous permettent de faire circuler ces informations plus efficacement en donnant à chacun l’accès à un plan de table mis à jour automatiquement.
Une aide à la prise de réservations
Qui dit gestion de plan de salle dit meilleure prise de réservation : d’un seul coup d’œil, vérifiez lesquelles de vos tables seront occupées, et quand.
Une prise de commande facilitée
Si vous choisissez un POS connecté et accessible sur mobile, vos serveurs n’auront plus besoin de prendre les commandes à la main (ou pire, de mémoire !) tout se fait de manière électronique. Adieu les erreurs ou les incompréhensions entre la cuisine et la salle…
Un lien entre la salle et la cuisine
Et oui, les POS les plus sophistiqués dispensent vos serveurs de faire des allers-retours en cuisine : une fois la commande prise, elle s’affiche sur un terminal en cuisine, ou elle est imprimée sur des tickets cuisine résistants à la chaleur (imprimantes à impact).
La prise de commande avec un téléphone mobile.
Une meilleure gestion des inventaires
Rien de tel pour frustrer un client que de lui annoncer que vous n’avez plus le délicieux plat du jour qu’il a commandé il y a dix minutes déjà. S’ils ont accès à un système POS connecté sur mobile ou tablette, vos serveurs sauront tout de suite ce qui est encore disponible en cuisine… et pourront éviter de faire des déçus !
Une visibilité sur les équipes
Synchroniser les emplois du temps de votre personnel peut vite virer au casse-tête. Vous n’avez plus besoin de gérer votre staff de manière artisanale : un POS vous permettra de vérifier qui travaille quand, et qui est disponible pour des remplacements de dernière minute.
Des données statistiques précises et actionnables
Votre escalope milanaise fait un malheur ? Votre fréquentation double les jeudis soir ? Votre happy hour fait monter en flèche le panier moyen ? Plus personne ne commande lorsque vous projetez des matchs de foot ?
Voilà des informations précieuses qui vous permettront d’ajuster le mode de fonctionnement de votre établissement et de le rendre plus adapté à la demande.
Seulement voilà : ces tendances risquent bien de passer inaperçues si vous n’avez pas accès à un tableau statistique clair et facile d’utilisation. C’est justement ce que proposent les meilleurs systèmes POS.
Des possibilités d’intégrations illimitées
Les outils digitaux ont facilité bien des aspects du quotidien des restaurateurs, la liste que nous venons de dresser en témoigne.
Mais la transformation digitale ne s’arrêtera pas en si bon chemin : de nouvelles innovations continuent d’émerger pour permettre aux restaurateurs et à leurs équipes d’automatiser leurs tâches les plus répétitives et chronophages et de se concentrer sur l’essentiel : la cuisine et le service.
C’est le cas de sunday. Elle permet à vos clients de régler leurs additions en scannant un QR code, sans demander l’addition, sans faire la queue à la caisse, sans sortir des billets ou leurs cartes de crédit.
Il y a aussi les plateformes de livraison que nous avons déjà citées, qui permettent aux restaurants de toucher de nouveaux clients. Adopter un système POS digitalisé, c’est s’assurer que les meilleures solutions créées pour les restaurateurs s’intégreront facilement à son logiciel de caisse.
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