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Certains disent que la meilleure recette du succès, c’est l’anticipation. C’est encore plus vrai lorsque vous préparez un repas de réveillon pour des dizaines, voire des centaines de convives. Anticiper les précommandes vous évite de vous retrouver le 24 ou le 31 décembre avec une montagne de commandes de dernière minute, un stock de produits incertain et une équipe de salle débordée.
En mettant en place un système de précommande, vous obtenez :
En somme, prévoir à l’avance vous donne davantage de contrôle et permet d’offrir un service plus soigné. Selon des estimations publiées par L’Hôtellerie Restauration, la période des fêtes concentre une part non négligeable de l’activité annuelle de certains établissements, et rater le coche peut se révéler coûteux.
Au-delà d’éviter le stress, la précommande vous aide à planifier précisément vos quantités et à réduire les incertitudes. Voici quelques pistes pour préparer au mieux cette étape cruciale :
En combinant vos données internes et les retours de vos partenaires, vous obtenez une vision claire pour composer votre offre de menus du réveillon. L’idée est de ne plus naviguer à vue, mais de vous appuyer sur des prévisions solides pour gérer vos stocks et votre personnel.
Vous vous demandez peut-être comment, concrètement, récolter les précommandes sans y passer un temps fou en gestion manuelle ? L’automatisation est votre meilleure alliée. Grâce à des solutions en ligne, vous pouvez :
Du côté de la cuisine, l’équipe sait en temps réel combien de plats sont prévus, quelles sont les options végétariennes retenues et quels sont les desserts favoris. Vos serveuses et serveurs n’ont plus qu’à vérifier les commandes, éventuellement à conseiller ou adapter, puis à faire valider par le client. Le gain de temps est monumental.
Les logiciels de prise de commande en ligne se multiplient, et peuvent s’intégrer à vos outils existants. Cela dit, parfois, vous cherchez une solution globale : un outil tech qui couvre aussi la partie paiement, pourboire et notes Google. C’est là que sunday peut se révéler intéressant. Mais ne brûlons pas les étapes, regardons plutôt quelques bonnes pratiques pour communication et automatisation.
Que vous teniez un bistrot convivial, un restaurant gastronomique ou un établissement lounge tendance, la communication reste l’ingrédient indispensable pour instaurer la confiance et l’envie. Ceci est d’autant plus vrai au moment des fêtes :
Par ailleurs, suscitez l’engouement via les réseaux sociaux : Facebook, Instagram, ou encore TikTok si vous avez l’âme créative. Alimentez le suspense avec des teasers de recettes, des photos de la décoration prévue, etc. De plus, si vous avez un outil d’automatisation, vous pouvez planifier ces posts à l’avance, et gérer les réponses aux messages clients depuis une interface centralisée.
Qui dit précommandes, dit forcément organisation millimétrée en cuisine. C’est là qu’une solution de planification intelligente prend tout son sens. Vous pouvez automatiser :
Si jamais vous devez apporter des modifications (rupture de homard, changement de fournisseur, etc.), un système centralisé vous simplifie la tâche pour alerter vos équipes et vos clients. Vous envoyez un message groupé automatisé, vous mettez à jour le menu, et la précommande restant à livrer se met à jour. Vous pouvez alors proposer une alternative si besoin.
L’une des étapes parfois délicates dans le cadre des réveillons, c’est le moment de l’addition. Et plus encore si le client commande à l’avance : il se demande comment régler, s’il doit verser un acompte ou payer la totalité, etc. Simplifiez-lui la vie. Adopter une solution de paiement moderne comme sunday peut devenir stratégique.
Avec sunday, vous pouvez :
Plus globalement, l’idée est que chaque étape du process (commande – paiement – feedback) soit fluide et rapide, sans paperasse inutile. Selon certaines études citées par la FEVAD, proposer des solutions de paiement numérisées augmente le taux de conversion et la satisfaction client, notamment dans le cadre d’événements festifs où la rapidité et le confort priment.
Imaginons un restaurant qui propose un menu spécial Saint-Sylvestre à 60 euros par personne. L’établissement choisit de lancer une campagne de précommandes un mois à l’avance, via son site et ses réseaux sociaux. Plats : un choix poisson, un choix viande, ou un menu végétarien, avec entrée / plat / dessert, et option champagne. Pour chaque réservation, le client doit indiquer ses préférences (viande, poisson ou végan), le nombre de convives et le type de vin s’il y a lieu.
Aussitôt la commande passée, le client reçoit par e-mail un récapitulatif, accompagné d’un lien ou d’un QR Code pour régler par avance ou au moins verser un acompte de 20 euros par personne. Ainsi, votre équipe est fixée : le nombre de personnes qui viendra déguster ce menu est validé, et le stock d’ingrédients peut être ajusté. De plus, s’il y a un désistement, vous êtes prévenu immédiatement, et le système met à jour la place libérée.
Le soir du réveillon, en salle, vous n’avez plus qu’à scanner le code si besoin, ou vérifier la liste à l’accueil. Le règlement se fait en un clin d’œil, pourboire compris, et le client est invité à laisser son ressenti en ligne. Toute l’opération est intégrée : plus besoin de courir derrière plusieurs outils disparates. C’est exactement le confort qu’apporte l’automatisation et la technologie.
Les réveillons sont souvent l’occasion de proposer un menu unique ou des formules spécifiques. Pour maximiser l’efficacité de vos précommandes, veillez à :
Grâce à une automatisation efficace, la gestion de ces formules variées ne devient pas un casse-tête. Les brochures papier peuvent être allégées, et vous misez davantage sur des supports digitaux. Les retours sont compilés dans un seul tableau de bord, et vous pouvez ainsi analyser, en live, quelles formules ont le plus la cote.
Automatiser les précommandes en ligne, c’est bien. Mais ne négligez pas la répartition des rôles dans votre équipe. Qui sera responsable de vérifier les commandes entrantes ? Qui gérera les éventuelles demandes particulières (allergies, préférences spécifiques) ? Comment planifier le personnel pour la préparation et le service ? Vous pouvez mettre en place un système de tickets, ou un planning partagé qui s’actualise automatiquement au fur et à mesure des réservations :
| Rôle | Tâche | Bénéfice de l’automatisation |
|---|---|---|
| Chef de cuisine | Valider les recettes et surveiller les stocks | Reçoit un décompte automatique des ingrédients nécessaires |
| Responsable précommandes | Centraliser les commandes et répondre aux questions | Avis instantané sur l’état des réservations et relances automatiques |
| Équipe salle | Accueillir, orienter et encaisser | Dispose d’une liste de réservations détaillée, voit l’avancement des paiements en temps réel |
La fluidité de cette organisation repose souvent sur un outil de gestion unique. Ainsi, même si vous êtes en cuisine en train de vérifier les stocks, vous pouvez consulter la liste des commandes depuis votre tablette. Pendant ce temps, le responsable de la salle peut gérer un ajustement de dernière minute via la même interface.
Le temps dégagé grâce à l’automatisation vous permet de vous concentrer sur l’essentiel : votre cuisine et votre relationnel avec la clientèle. Vous pouvez proposer un accueil plus chaleureux, répondre aux besoins particuliers et, surtout, éviter le “coup de feu” légendaire des réveillons, où tout le monde se retrouve débordé.
De plus, une stratégie de précommande bien rodée se révèle être un outil de fidélisation redoutable :
Au final, votre restaurant gagne en efficacité et dégage une image professionnelle, rassurante et accessible. Cela vous permet de garder votre créativité et votre enthousiasme pour cuisiner et accueillir, plutôt que de perdre du temps dans des tâches administratives fatigantes.
Question 1 : Faut-il demander un acompte ou faire payer la totalité lors de la précommande ?
Dans la plupart des cas, un acompte s’avère judicieux pour couvrir les coûts de préparation et éviter les annulations de dernière minute. Vous pouvez choisir un pourcentage (20 à 40 %) ou un montant fixe. Si vous préférez faire payer la totalité pour simplifier la gestion, assurez-vous que vos conditions d’annulation soient claires et justes pour les clients.
Question 2 : Comment gérer les demandes spéciales, comme les allergies ou les menus végétaliens ?
Prévoyez un champ spécifique dans votre formulaire ou votre outil de précommande pour recueillir ces informations. Ensuite, paramétrez votre système pour qu’il alerte automatiquement le responsable cuisine. Ainsi, aucune demande ne passe entre les mailles du filet, et vous offrez un service plus personnalisé.
Question 3 : Quelles statistiques suivre pour évaluer l’efficacité de la précommande ?
Surveillez le taux de commande anticipée (combien de personnes réservent avant la date limite), le taux de no-show (clients ne venant pas le jour J), le panier moyen, et la satisfaction client (via les avis et retours). Plus vous collectez de données, plus vous affinez vos prochaines offres.
Question 4 : sunday peut-elle gérer l’ensemble du processus de précommande ?
sunday se concentre essentiellement sur la simplification du paiement, la gestion du pourboire et la récolte d’avis Google. Il est cependant possible de l’intégrer dans un écosystème plus large : vous gérez la prise de commande via votre outil, et au moment de régler, vous basculez sur sunday pour un paiement rapide et convivial. Cela garantit une expérience fluide, de la réservation au règlement final.
